Intern reglement

Algemeen:

• Het Sport Vlaanderen-centrum wordt beheerd door het Agentschap voor de Bevordering van de Lichamelijke Ontwikkeling, de Sport en de Openluchtrecreatie. De centrumverantwoordelijke is gelast met de algemene leiding van het centrum.
• De sportinfrastructuur in het Sport Vlaanderen-centrum is elke dag toegankelijk van 8 uur tot 23 uur of tot 1 uur na de laatste sportactiviteit.
• Het Sport Vlaanderen-centrum kan gebruikt worden door sportfederaties, verenigingen, groeperingen, scholen en individuelen voor de beoefening van de lichamelijke opvoeding en de sport. Het wordt tevens opengesteld voor vergaderingen en studiedagen die betrekking hebben op de lichamelijke opvoeding en de sport.
• Het Sport Vlaanderen-centrum wordt prioritair gebruikt voor kaderopleiding, trainingen en stages als voorbereiding van topatleten en beloftevolle jongeren en stages voor buitenlandse topatleten, grote organisaties als topsportevenementen en – competities en voor sportpromotie in de vorm van sportkampen, sportklassen, schoolsportdagen en sportpromotieactiviteiten.
• Wanneer voorrang dient gegeven aan activiteiten georganiseerd door of met medewerking van Sport Vlaanderen wordt de reeds betaalde huurprijs integraal terugbetaald. De gebruiker heeft geen recht op enige schadevergoeding. Het reeds betaalde voorschot is volledig recupereerbaar wanneer het gaat om een verblijf.
• Voor elk gebruik worden de tarieven toegepast zoals ze door het Sport Vlaanderen-centrum werden bepaald.
• De vastgestelde tarieven omvatten:
  • voor gebruik van de sportaccommodaties: het gebruik van de infrastructuur, de kleedkamers en de douches.
  • voor verblijf in het centrum: de overnachting, het ontbijt, het middagmaal en het avondmaal (inclusief gebruik bedlinnen).
  • voor grote sportmanifestaties en evenementen wordt een specifieke gebruiksvergoeding berekend, afhankelijk van o.a. de aard van de activiteit, de gebruikte infrastructuur, de inschakeling van Sport Vlaanderen-personeel.
• De bewaking van het domein wordt toevertrouwd aan de toezichters van het Sport Vlaanderen-centrum die hun taak uitvoeren volgens de aanwijzingen van de Sport Vlaanderen-directie.
• Iedere groep, vereniging of school die gebruik maakt van / of verblijft in het Sport Vlaanderen-centrum moet vergezeld zijn van een verantwoordelijke begeleider (leerkracht) die zich bij aankomst meldt bij de centrumverantwoordelijke of zijn/haar vervanger. Deze begeleider zorgt voor de goede orde, voor het naleven van de voorschriften en reglementen en blijft ter plaatse tot na de activiteiten. Hij/zij meldt het vertrek van de groep, vereniging of school bij de centrumverantwoordelijke of zijn/haar vervanger.
• Het Sport Vlaanderen-centrum is behoudens grove nalatigheid niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen, diefstal of verlies van en schade aan materiaal dat aan de gebruiker/verblijver toebehoort. Gevonden voorwerpen worden gedurende 1 maand bewaard.
• Bij eventuele beschadigingen, door de gebruiker/verblijver aangebracht aan de gebouwen, de inboedel of het materiaal van het Bloso of bij letsel toegebracht aan Sport Vlaanderen-personeel, aan medegebruikers/verblijvers of aan derden, kan Sport Vlaanderen schadevergoeding eisen.
• Indien de individuele verantwoordelijke niet kan worden aangeduid, zal de gebruiker/verblijver-ondertekenaar van de overeenkomst, aansprakelijk worden gesteld.
• Bij vandalisme kan de toegang tot het Sport Vlaanderen-centrum voor (on)bepaalde tijd ontzegd worden.
• Wanneer wegens overbelasting van het Sport Vlaanderen-centrum de beschikbare kleedkamers ontoereikend zijn om aan iedere groep, vereniging of school een afzonderlijke kleedkamer toe te wijzen, kan de toezichter van dienst in dezelfde ruimte twee of meerdere ploegen onderbrengen. De begeleiders(leerkrachten) zijn verantwoordelijk voor de goede orde.
• De richtlijnen in verband met de veiligheid dienen uiterst stipt nageleefd.

Buiteninfrastructuur, sporthal en polyvalente zalen:

• Het risico van onbruikbaarheid van de buitenterreinen door weersomstandigheden wordt gedragen door de gebruiker. De gebruiksvergoeding blijft steeds verschuldigd.
• Tijdens wedstrijden is de groep/vereniging of school die het terrein huurt aansprakelijk voor de schade, gemaakt door deze groep/vereniging of school, maar ook voor de schade toegebracht door de bezoekers en de toeschouwers. De clubs en de scholen sluiten hiertoe een verzekeringspolis af tot dekking van hun burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruikers moeten elke schade onmiddellijk meedelen aan de toezichter.
• Het publiek is enkel toegelaten op de tribunes of plaatsen die door het Sport Vlaanderen-personeel worden aangewezen. Het publiek is gehouden de onderrichtingen van het Sport Vlaanderen- personeel te volgen.
• Sportfederaties, verenigingen, groepen of scholen die manifestaties of wedstrijden organiseren mogen slechts na schriftelijke toelating van Sport Vlaanderen toegangsgeld vragen. Het is verboden publiciteit te maken ten voordele van firma’s of merken, onder welke vorm ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sport Vlaanderen.
• Tenzij anders bepaald in de gebruiksovereenkomst bedraagt de speelduur 55 minuten, teneinde de omwisseling van gebruikers ordelijk te laten verlopen. De gebruikers dienen zich ten laatste 5 minuten voor de aanvang te melden. Nadien kunnen de terreinen verder verhuurd worden.
• Iedere groep, vereniging, school of individu zal een half uur voor het begin van het gebruik en een half uur na het einde ervan in de kleedkamers worden toegelaten, volgens de mogelijkheden van het centrum.

Sauna en zwembadcomplex:

• Tenzij anders bepaald in de gebruiksovereenkomst is de duur van een zwembeurt 45 minuten. Deze duur dient stipt nageleefd te worden.
• Het Sport Vlaanderen-centrum bepaalt welke recreatieve voorwerpen in het zwembad toegelaten worden.
• Kleedkamers kunnen vanaf 10 minuten voor de activiteit betreden worden.
• De leerlingen/deelnemers kunnen pas in het zwembad als de leerkracht/groepsbegeleider aanwezig is.
• Aanwezige begeleiders/leerkrachten worden beschouwd als toezichthoudende personen.
• Tenzij anders bepaalt is de duur van een saunabeurt onbeperkt (tijdens de openingsuren).

Verblijfsinfrastructuur:

• De aankomst van groepen voor een verblijf is toegestaan tussen 8 uur en 20 uur. Mits aankomst van een groepsverantwoordelijke vóór 16 uur. Voor de midweekverblijven kunnen de groepen, verenigingen of scholen vanaf 10 uur op de kamers. Voor weekendverblijven vanaf 16 uur. Op de laatste dag van het verblijf moeten de groepen de kamers om 10 uur verlaten.
• Groepen van minder dan 10 deelnemers worden geweigerd indien er geen andere bezetting is. De centrumverantwoordelijke bepaalt het aantal ter beschikking gestelde kamers volgens de samenstelling van de groep.

Verplichtingen van de gebruiker en voor scholen:

• In het Sport Vlaanderen-centrum is het verboden:
  • te roken in alle ruimtes.
  • sportterreinen te huren om er, tegen betaling, privé lessen te geven.
  • enige exploitatie op basis van handelspraktijken uit te oefenen met uitzondering van de uitbating van de cafetaria die in concessie is gegeven of kan gegeven worden.
  • afval weg te werpen op andere plaatsen dan de daartoe voorziene bakken.
  • tenten of kampeer/zwerfwagens op het terrein te plaatsen.
  • zich met voertuigen op het domein te begeven, voertuigen te stationeren of te parkeren. Zij kunnen op bevel van de centrumverantwoordelijke weggesleept worden op kosten van de eigenaar. Mits toestemming van de centrumverantwoordelijke kan een uitzondering gemaakt worden voor personeelsleden, leveranciers en verblijvers.
  • dranken mee te brengen.
  • radio’s, computers of andere waardevolle voorwerpen mee te brengen.
  • mobiele telefoons en videospelletjes te gebruiken in de sportaccommodaties.
  • zich te begeven op plaatsen en lokalen die niet voor het publiek toegankelijk zijn.
  • dranken en maaltijden te gebruiken in de sportzalen en kleedkamers, uitgezonderd water in plastic flessen.
  • glazen voorwerpen, onder welke vorm ook, mee te nemen.
  • te spelen in de inkomhal en gangen van de sporthal, sporthome en sauna/zwembadcomplex.
• De toegang tot het Sport Vlaanderen-centrum is verboden voor:
  • personen van wie het gedrag opspraak verwekt.
  • personen in kennelijke staat van dronkenschap.
  • personen van wie de hygiënische toestand een gevaar oplevert voor de andere gebruikers.
  • kinderen jonger dan 14 jaar niet vergezeld van een volwassene (enkel indoor).
  • dieren, uitgezonderd geleidehonden.
  • De toegang kan niet ontzegd worden op basis van filosofische, religieuze of politieke overwegingen.
  • Groepen/scholen kunnen, op eigen risico en na toestemming van de toezichter, gebruik maken van Sport Vlaanderen-sportmateriaal en dit voor zover mogelijk, stapelen op de daartoe aangewezen plaats. Bij verlies of beschadiging zal een schadevergoeding gevraagd worden.
  • De kleedkamers en douches worden in goede staat en zonder beschadigingen achtergelaten.

Buiteninfrastructuur, sporthal en polyvalente zalen:

• De sportterreinen dienen bespeeld te worden met aangepast schoeisel, zowel binnen als buiten.
• De terreinen in de sporthal mogen alleen betreden worden op blote voeten of met aangepaste schoenen die geen tint of kleur op de sportaccommodaties veroorzaken.
• De zaalsportschoenen mogen voorheen niet gedragen zijn op bevuilde of bekiezelde gronden. De toezichter is gemachtigd de toegang tot de sportaccommodaties te verbieden bij gebruik van onaangepast schoeisel.
• De terreinen en het ter beschikking gestelde materiaal dienen gebruikt te worden volgens hun normale bestemming. De gebruikers zullen de toezichter helpen bij het ophalen, opstellen en wegbergen van het materiaal. De toestellen mogen alleen gebruikt worden onder leiding van een bevoegde en verantwoordelijke begeleider.
• Slechts de sportvelden die toegewezen werden mogen gebruikt worden binnen de toegepaste gebruiksduur. Indien de omstandigheden dit vereisen kan de toegang tot bepaalde sportterreinen geweigerd worden om te vermijden dat grote schade zou worden veroorzaakt.

Sauna en zwembadcomplex:

• Het zwembad moet, tijdens de geklede periodes, betreden worden met zwemkledij. Enkel begeleiders van groepen/scholen (leerlingen die niet deelnemen aan de activiteit) mogen, mits toestemming van de toezichter, hierop een uitzondering maken. De gedragen zwemkledij is fatsoenlijk en aangepast aan de goede zeden.
• Het is verboden de “natte zones” met schoenen te betreden. Het gebruik van aangepaste badslippers is toegelaten.
• Het is in het sauna/zwembadcomplex verboden:
  • overdreven luidruchtig te zijn
  • te lopen
  • te zwemmen in afgebakende zones
  • de reddingstuigen te gebruiken
  • te duiken
  • maaltijden of dranken mee te brengen, uitgezonderd water in plastic flessen
  • sporttassen of andere tassen mee te nemen van de kleedkamers naar het sauna/zwembadgedeelte
• Om hygiënische redenen is een handdoek verplicht op de ligzetels , gewone stoelen en alle saunacabines.
• Sauna is een naaktrecreatie, maar geen naturistengebeuren. Het is verplicht een badjas te dragen bij het rondlopen.
• Voor en na iedere sauna- of zwembeurt is het verplicht een douche te nemen.
• Leerkrachten of begeleiders van groepen delen het aantal leerlingen/deelnemers mee aan de kassa.
• Leerlingen die niet deelnemen aan de activiteit dienen plaats te nemen op de daarvoor voorziene banken.

Verplichtingen voor verblijven:

• Bij aankomst worden de deelnemersaantallen en de aangevraagde sport- of andere accommodaties overlopen.
• De uren van de maaltijden zijn: 8.00 uur – 12.30 uur – 18.00 uur.
• De tafel wordt door de groep zelf gedekt en afgeruimd.
• Voor ieder bed is een kussen + kussensloop, matrasbeschermer en bedlinnen voorzien. De verblijver dient zelf het bed op te maken.
• De slaapkamers worden bij aankomst en bij vertrek gecontroleerd door de verantwoordelijke van de groep en van de Sport Vlaanderen-verantwoordelijke.
• In het sporthome draagt iedereen binnenhuispantoffels, schoenen worden op de daartoe bestemde rekken geplaatst.
• Het is verboden op de kamers wierook of kaarsen te branden, gebruik te maken van microgolf of meegebracht verwarmingstoestel.

Aanvragen gebruik:

• Aanvragen voor niet-permanent gebruik van sportaccommodaties kunnen vanaf 48 uur vóór de voorziene activiteit ingediend worden bij de centrumverantwoordelijke.
• Aanvragen voor permanent gebruik van sportaccommodaties door sportfederaties, verenigingen, groepen, scholen of individuelen moeten ingediend worden vóór 30 juni van elk jaar voor de periode van 1 september tot 31 augustus van het daaropvolgend jaar.
• Aanvragen voor manifestaties of wedstrijden van sportfederaties, verenigingen, groepen of scholen moeten minstens één maand vóór de activiteit ingediend worden.
• Voor elk gebruik zal een schriftelijke overeenkomst afgesloten worden, met uitzondering van de occasionele gebruikers die ter plaatse betalen vóór de aanvang van de activiteit.
• Deze overeenkomst waarborgt terreinreservatie maar niet het gebruikstarief. Sport Vlaanderen behoudt zich het recht de gebruikstarieven jaarlijks per 1 september aan te passen.
• De verkregen gebruikstoelating kan niet aan derden worden overgedragen.

Aanvragen verblijf:

• Elk verblijf in een Sport Vlaanderen-centrum dient schriftelijk aangevraagd te worden bij de centrumverantwoordelijke. Het sportprogramma van het verblijf wordt bijgevoegd. Een verblijfsovereenkomst wordt opgemaakt.
• Sport Vlaanderen behoudt zich het recht om jaarlijks de verblijfstarieven per 1 september aan te passen.

Voorschotregeling gebruik:

• Voor het gebruik van de sportaccommodaties is volgende voorschotregeling van toepassing:
  • Wanneer de totale huurprijs van de gereserveerde accommodaties meer dan 500 euro bedraagt, wordt steeds een voorschot gevraagd.
  • Voor éénmalige reservaties (evt. over meerdere opeenvolgende dagen): € 100 bij ondertekening van de overeenkomst. Ten minste vier weken vóór de aanvang wordt een voorschotfactuur opgestuurd tbv. 20% van de totale huurprijs van de accommodatie. Indien de aanvraag later gebeurt, wordt het voorschot onmiddellijk opgevraagd en betaald.
  • Voor reservaties over meerdere niet aansluitende perioden (seizoencontracten): binnen de 14 dagen na de ondertekening van de overeenkomst moet 30% van de eerste factuur betaald worden. Voor overeenkomsten over meerdere maanden kan gekozen worden tussen een maandelijkse of driemaandelijkse facturatie.
  • Alle voorschotten zijn te betalen binnen de 14 dagen. Bij niet betaling binnen de gestelde termijn wordt de overeenkomst geschorst zonder schadevergoeding.
• Voor een verblijf in een Sport Vlaanderen-centrum is de volgende voorschotregeling van toepassing:
  • De voorschotregeling is afhankelijk van het totaal te betalen bedrag zoals vermeld op de overeenkomst.
  • Overeenkomst minder dan € 2500 : één maand vooraf moet 20% voorschot betaald worden.
  • Overeenkomst tussen € 2500 en € 12500 : drie maanden vooraf moet 20% voorschot betaald worden.
  • Overeenkomst meer dan € 12500 : drie maanden vooraf moet 20 % betaald worden plus één maand vooraf nog eens 20%.
  • Indien de aanvraag later gebeurt, wordt het voorschot onmiddellijk opgevraagd en betaald.
  • Daarenboven moet voor elke overeenkomst, ongeacht het bedrag, binnen de 14 dagen na de reservatie, € 100 betaald worden voor de reservatie- en annuleringskosten. Dit bedrag wordt bij de afrekening in mindering gebracht.
  • Elk voorschot moet na ontvangst van de voorschotfactuur binnen de 14 dagen betaald worden. Niet betaling van het voorschot of bijdrage voor reservatie- en annuleringskosten annuleert de overeenkomst zonder schadevergoeding. Enkel in welbepaalde gevallen van overmacht zullen reeds betaalde bedragen teruggestort worden.

Annuleringen en vermindering van reservaties voor gebruik:

• Naargelang het totaal bedrag van de overeenkomst wordt een andere regeling toegepast:
  • Bedrag overeenkomst minder dan € 25: Indien de annulering pas de dag voordien gebeurt, zal steeds het volledig bedrag geëist worden. Eerdere annuleringen worden aanvaard zonder vergoeding.
  • Bedrag overeenkomst tussen € 25 en € 500: Indien de annulering de dag zelf of de dag voordien gebeurt, zal steeds het volledige bedrag (van de eerste beurt) geëist worden. Indien minder dan 7 dagen vooraf geannuleerd wordt, zal 50% (van de eerste beurt) geëist worden. Indien 7 dagen of meer op voorhand geannuleerd wordt, wordt geen vergoeding gevraagd.
  • Bedrag overeenkomst meer dan € 500 (éénmalige reservatie): Indien de annulering pas de dag zelf of de dag voordien gebeurt, zal steeds het volledig bedrag geëist worden. Indien vroeger wordt geannuleerd wordt het voorschot beschouwd als annuleringsvergoeding. Indien meer dan 14 dagen vooraf geannuleerd wordt, wordt geen vergoeding gevraagd.
  • Bedrag overeenkomst meer dan € 500 (meerdere reservatie – seizoencontracten): Indien de volledige overeenkomst de dag zelf of de dag voordien geannuleerd wordt, zal naast het voorschot ook 100% van de eerste beurt aangerekend worden. Indien de overeenkomst eerder geannuleerd wordt, wordt enkel het voorschot beschouwd als annuleringsvergoeding. Indien de overeenkomst 1 maand vooraf geannuleerd wordt moet geen vergoeding betaald worden. Wanneer slecht één beurt geannuleerd wordt, moet deze enkel betaald worden indien pas de dag zelf of de dag voordien verwittigd wordt.
  • Wanneer een annuleringsvergoeding verschuldigd is en het voorschot nog niet gestort, wordt onmiddellijk een factuur opgemaakt voor de nog niet betaalde annuleringsvergoeding.
  • Wanneer het aantal gereserveerde perioden of accommodaties verminderd wordt, worden dezelfde regels toegepast als bij een annulering. Enkel bij duidelijke gevallen van overmacht kunnen annuleringsvergoedingen terugbetaald worden. Specifieke, niet recupereerbare uitgaven worden steeds aangerekend.

Annuleringen en vermindering van reservaties voor verblijf:

• Tot twee maanden vóór aanvang kan het aantal aangevraagde verblijven vrij worden aangepast.
• Nadien kan dit aantal slechts verminderd worden tot max. 80% , m.a.w. 80% zal steeds aangerekend worden.
• Vanaf de laatste week voor de aanvang van het verblijf worden alle gereserveerde verblijven aangerekend. Slechts in welbepaalde gevallen van overmacht kan hiervan afgeweken worden. Wijzigingen moeten steeds schriftelijk worden bevestigd.
• Wijzigingen van het aantal gereserveerde sportaccommodaties worden aanvaard tot één week vóór de aanvang. Nadien wordt 50 % van het normale gebruikstarief aangerekend.
• Wanneer laattijdig de overeenkomst volledig geannuleerd wordt en een annuleringsvergoeding verschuldigd is en het voorschot nog niet is gestort, wordt onmiddellijk een factuur opgemaakt voor de nog niet betaalde annuleringsvergoeding. Specifieke, niet recupereerbare uitgaven worden steeds aangerekend.
• Wanneer het aantal gereserveerde perioden of accommodaties verminderd wordt, worden dezelfde regels toegepast als bij een annulering.

Annuleringen door Sport Vlaanderen:

• Wanneer voorrang dient gegeven aan activiteiten georganiseerd door of met medewerking van Sport Vlaanderen wordt de reeds betaalde huurprijs integraal terugbetaald. De gebruiker heeft geen recht op enige schadevergoeding.
• Het reeds betaalde voorschot is volledig recupereerbaar wanneer het verblijf door Sport Vlaanderen-centrum dient afgelast te worden.

Slotbepalingen:

• Niet voorziene of betwiste gevallen worden voorgelegd aan de centrumverantwoordelijke van het Sport Vlaanderen-centrum.
• Het personeel is gelast met de uitvoering van dit reglement. Elke klacht of onregelmatigheid moet onmiddellijk gemeld worden aan de centrumverantwoordelijke of zijn/haar vervanger.
• Bij overtreding van dit reglement kunnen volgende sancties genomen worden:
  • onmiddellijk wegzending uit het Sport Vlaanderen-centrum
  • tijdelijke ontzegging van de toegang tot het Sport Vlaanderen-centrum
  • definitieve ontzegging van de toegang tot het Sport Vlaanderen-centrum
• Deze sancties worden genomen door de centrumverantwoordelijke of zijn/haar plaatsvervanger.
• Bij weerspannigheid wordt de federale politie opgeroepen.
• Elke gebruiker en verblijver wordt geacht het reglement te kennen en is ertoe gehouden dit stipt na te leven.