General Data Protection Regulation (GDPR)

image_pdfimage_print

PRIVACYBELEID

 

General Data Protection Regulation (GDPR) of ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Als organisatie moet u vanaf mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens u verzamelt, hoe u deze data gebruikt en hoe u ze beveiligt (of u dit nu in uw datacenter of in de cloud buiten de EU beheert).

Ronin Mixed Martial Arts vzw vindt uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk.

Daarom willen we u informeren over wat er juist met uw gegevens gebeurt en dat deze worden opgevraagd volgens het decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.

Ons privacybeleid is in overeenstemming met de nieuwe privacyregels.

Wij gaan altijd respectvol en vertrouwelijk om met uw persoonlijke gegevens.

In onze privacyverklaring kunt u hierover meer informatie vinden. Lees hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken.

Als u vragen hebt over uw persoonlijke gegevens of meer info wenst over de toegang tot of het verwijderen van uw opgeslagen gegevens, contacteer ons dan via roninvzw@gmail.com

 

PRIVACYVERKLARING

 

Hoe gaan wij om met uw algemene persoonsgegevens?

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ronin Mixed Martial Arts vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
  • Als Ronin Mixed Martial Arts vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

RONIN MIXED MARTIAL ARTS vzw
Adres: Willem Tellstraat 60
Postcode: 8370
Gemeente: Blankenberge
E-mail: roninvzw@gmail.com
Gsm: 0032(0)477/68.37.94

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Ronin Mixed Martial Arts vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Ledenadministratie (uitvoering overeenkomst).
  • Het verstrekken van dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Het organiseren en aanbieden van sportieve activiteiten (events, tornooien, wedstrijden,…) en opleidingen.
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Ronin Mixed Martial Arts vzw.
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

 

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de hierboven vermelde doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail,…
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer,…
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit,…
  • Persoonlijke gegevens: graad/niveau in de sport, graad/niveau trainer in de sport,…
  • Medisch attest
  • Uittreksels uit het stafregister

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e- mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Wat met de verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • de ontwikkeling, het onderhoud en de bijstand voor informatica-toepassingen en software.
  • het verzorgen van de (financiële) administratie.
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Wat met de verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers?

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Subsidiërende overheden.
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Wat betreft minderjarigen?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouder(s) worden verwerkt: identificatiegegevens en privé- contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

 

Wat betreft de bewaartermijn?

Ronin Mixed Martial Arts vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Ronin Mixed Martial Arts vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 20 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

 

Wat betreft de beveiliging van de gegevens?

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Ronin Mixed Martial Arts vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

Wat betreft uw rechten omtrent uw gegevens?

  • U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kunt u vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
  • Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

 

Klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan verzoeken wij u hierover direct contact met ons op te nemen via onderstaande e-mail.

roninvzw@gmail.com


U hebt altijd het recht om een directe klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be


Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Ronin Mixed Martial Arts vzw kan steeds op regelmatige basis deze privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 2 augustus 2018.